15 вопросов свадебному агентству перед договором

Договор с агентством подписывают один раз, а живут с ним год. Ошибка на этом этапе стоит дороже любого торга с площадкой: в худшем случае вы платите двойную комиссию через подрядчиков и узнаёте об этом после свадьбы. Ниже пятнадцать вопросов, которые мы сами задали бы агентству, если бы женились. К каждому: почему он важен, какой ответ должен насторожить и как на него отвечаем мы в Alveo Wed.

1. Сколько стоит ваша работа: фиксированная сумма или процент от бюджета?

Это главный вопрос, и задавать его нужно первым. От формы гонорара зависит, на чьей стороне агентство во всех остальных переговорах. Если оплата привязана к бюджету, каждая ваша экономия уменьшает доход организатора. Он не обязан вредить, но интерес у него противоположный вашему.

Насторожить должно: «десять процентов от бюджета» с минимальным порогом, расплывчатое «обсудим после сметы», гонорар, который «зависит от сложности» без цифры в договоре.

Как отвечаем мы: фиксированно. Организация свадьбы под ключ стоит 63 990 ₽, координация дня 22 990 ₽, частичная организация 43 990 ₽. Сумма записана в договоре и не меняется, если вы добавите гостей или выберете дороже площадку. На московском рынке принято брать 10 % от бюджета с минимумом 100–150 тысяч, и при свадьбе на пятьдесят гостей это заметно больше нашего фикса. Почему мы так работаем, подробно разобрано на странице почему не берём процент.

2. Что именно входит в гонорар, а что оплачивается отдельно?

Слово «организация» каждое агентство понимает по-своему. У одних это подбор подрядчиков и присутствие в день свадьбы, у других ещё и ведение сметы, у третьих только «консультации». Пока границы не названы, вы не знаете, что купили.

Насторожить должно: список услуг без перечня исключений. Если вам не сказали, за что придётся доплатить, доплата обязательно появится.

Как отвечаем мы: в гонорар входит концепция, подбор площадки из базы, подбор и контракты с подрядчиками, смета и её ведение, тайминг дня, репетиция церемонии, координатор на площадке в день свадьбы. Отдельно оплачиваются сами подрядчики и площадка, выезд в Подмосковье (15 000 ₽ ближнее, 30 000 ₽ дальнее для площадки) и всё, что вы решите добавить после подписания сметы. Этот список приложен к договору.

3. Кто будет на площадке в день свадьбы и сколько часов?

Менеджер, который вёл переговоры, и человек, который будет стоять за кулисами в день свадьбы, часто разные люди. Это нормально, если вы знакомы с координатором заранее и он знает вашу свадьбу не по бумажке.

Насторожить должно: «наш сотрудник», без имени и без встречи до дня Х; координатор, который приезжает к началу банкета, а не к монтажу декора; один координатор на две свадьбы в один день.

Как отвечаем мы: координатор назначается не позже чем за месяц, вы встречаетесь с ним лично и он присутствует на финальной встрече по таймингу. В день свадьбы он на площадке от начала монтажа до отъезда последнего подрядчика. При свадьбе от сорока гостей работают два человека: один на банкете, второй на логистике и подрядчиках.

4. Что будет, если подрядчик не приехал?

Фотограф заболел, ведущий застрял в пробке, флорист привёз не то. Такие вещи случаются у всех, вопрос в том, что происходит дальше. Агентство именно за это и берёт деньги: не за то, что всё идёт по плану, а за то, что план есть на случай, когда оно не идёт.

Насторожить должно: «у нас такого не бывает». Бывает у всех. Ещё хуже, если ответственность за замену переложена на вас: мол, вы подписывали договор с подрядчиком напрямую, мы только познакомили.

Как отвечаем мы: у нас в базе больше ста подрядчиков, среди них по каждой ключевой роли есть те, кто готов выйти на замену в день свадьбы. Договор с подрядчиком включает штрафные санкции за неявку, и из них покрывается разница в цене замены. Вы доплачиваете только если сами решите взять более дорогой вариант. Замену организует координатор, вас в этот момент не трогают.

5. Как фиксируется смета и что с ней происходит при изменениях?

Смета, которую вам показали на первой встрече, и смета, по которой вы платите в итоге, могут отличаться в разы. Вопрос не в том, меняется ли она, а в том, кто и как эти изменения согласовывает.

Насторожить должно: смета в мессенджере, без версий и дат; изменения, о которых вы узнаёте по факту; «примерная» смета, которую обещают уточнить «ближе к делу».

Как отвечаем мы: смета составляется в таблице с версиями, каждая версия подписывается вами. Любая позиция меняется только после вашего письменного согласия, даже если речь о лишней рассадочной карточке за 150 ₽. Итоговая смета к моменту свадьбы обязана совпадать с последней подписанной версией. Если она не совпадает, разницу оплачиваем мы.

6. Берёте ли вы вознаграждение от подрядчиков?

Скажем прямо: на рынке это распространено. Агентство рекомендует фотографа, фотограф отдаёт агентству долю с заказа. Клиент об этом не знает, но платит: подрядчик закладывает долю в цену. В итоге вы оплачиваете двойную комиссию, одну в открытую, вторую внутри чужого прайса. И выбор подрядчика делается не по качеству, а по тому, кто больше отдаёт.

Насторожить должно: возмущение самим вопросом; невозможность получить прайс подрядчика напрямую; настойчивость в пользу одного конкретного варианта без внятных аргументов.

Как отвечаем мы: не берём. Проверить просто: попросите у любого нашего подрядчика прайс напрямую и сравните с нашей сметой. Цифры совпадут. Наш доход состоит из фиксированного гонорара, и только из него. Поэтому нам одинаково выгодно, чтобы вы взяли фото на четыре часа за 70 000 ₽ или на двенадцать за 170 000 ₽. Мы советуем то, что нужно вам.

7. Можно ли привести своих подрядчиков?

У вас есть подруга-флорист или фотограф, с которым уже работали. Агентство, которое запрещает это, скорее всего зарабатывает на подрядчиках, смотрите предыдущий вопрос.

Насторожить должно: категорический запрет; «можно, но мы не отвечаем за результат», сказанное с явным недовольством; надбавка за «координацию чужого подрядчика».

Как отвечаем мы: можно. Мы созваниваемся с вашим подрядчиком, включаем его в тайминг и в договорную схему, как любого из своих. Единственное условие: он подписывает те же обязательства по срокам и неявке, что и наши. Доплаты за это нет.

8. Сколько свадеб вы ведёте в один день?

В сезон популярные субботы разбирают за год. Агентство, которое берёт три свадьбы на одну дату, физически не может дать каждой полноценного координатора и внимание руководителя.

Насторожить должно: уход от ответа; «у нас большая команда» без конкретики; координатор, который в день вашей свадьбы «заглянет» с другого мероприятия.

Как отвечаем мы: не больше двух свадеб в один день, и у каждой свой координатор с полной занятостью. Если на вашу дату уже две, мы честно скажем об этом и предложим либо соседнюю дату, либо другое агентство.

9. Как устроен график платежей и что при переносе даты?

Свадьбу иногда переносят. Болезнь, работа, семейные обстоятельства. Важно заранее знать, какие деньги сгорают, а какие переезжают на новую дату.

Насторожить должно: полная предоплата подрядчикам сразу; отсутствие в договоре пункта о переносе; условия переноса, которые «обсудим, если понадобится».

Как отвечаем мы: наш гонорар делится на части, привязанные к этапам, а не к календарю. Подрядчикам вы платите аванс по их договорам, и в каждом из них есть условия переноса. Мы стараемся выбирать тех, кто переносит аванс без потерь при уведомлении в разумный срок. Условия по площадке всегда самые жёсткие, поэтому их мы проговариваем отдельно до бронирования. Ещё одна деталь: при переносе с зимы на лето меняется сезонный коэффициент, смотрите следующий вопрос.

10. Как вы считаете сезон и почему цена зависит от месяца?

Одна и та же площадка и один и тот же банкет стоят по-разному в июле и в феврале. Если агентство не объясняет, как устроен коэффициент, вы не сможете использовать его в свою пользу.

Насторожить должно: «летом дороже» без цифр; коэффициент, который применяется ко всей смете, включая гонорар и фотографа, хотя у них нет сезонности.

Как отвечаем мы: коэффициент применяется только к площадке и банкету. Июнь–сентябрь ×1,25, апрель–май и октябрь ×1,0, ноябрь–март ×0,85. Ведущий, фотограф, декор, наш гонорар от месяца не зависят. Если бюджет ограничен, перенос свадьбы с июля на март по одной и той же смете снимает заметную часть стоимости. Посчитать своё можно в калькуляторе свадьбы.

11. Откуда ваша база площадок и подрядчиков?

«Работаем со всеми площадками Москвы» звучит красиво, но означает, что агентство знает их по сайтам. Настоящая база это площадки, где организатор знает, как заезжает грузовик с декором и где розетка для диджея.

Насторожить должно: невозможность назвать конкретные площадки под ваш формат; подрядчики, с которыми агентство «ещё не работало, но слышало хорошее».

Как отвечаем мы: работаем с 2018 года, провели больше двухсот свадеб, в базе пятьдесят площадок в Москве и Подмосковье и больше ста подрядчиков. С каждым из них мы работали на реальной свадьбе, а не на встрече. Диапазон площадок от лофта за 50 000 ₽ в день до шатра за 200 000 ₽, усадьба 135 000 ₽, открытая площадка 100 000 ₽.

12. Что вы делаете, если в день свадьбы дождь?

Для свадьбы в ресторане это вопрос про фотосессию. Для выездной регистрации и open-air это вопрос про всё мероприятие.

Насторожить должно: «посмотрим по прогнозу»; отсутствие запасного помещения в договоре с площадкой; расчёт на то, что «в июне не льёт».

Как отвечаем мы: план Б прописан в тайминге до бронирования площадки. Либо шатёр за 200 000 ₽ как страховка, либо зал на той же площадке, зарезервированный под нас, либо соседняя крытая локация. Решение о переносе церемонии под крышу принимает координатор в назначенный час утром, а не пара за пять минут до выхода. Подробно на странице дождь на свадьбе.

13. Как выглядит ваш договор и есть ли в нём тайминг?

Договор на две страницы «об оказании консультационных услуг» ничего не гарантирует. Прочитайте его до встречи, а не на встрече.

Насторожить должно: отсутствие приложений; нет перечня услуг, сметы, графика; ответственность агентства ограничена суммой гонорара при любых обстоятельствах; тайминг «будет позже».

Как отвечаем мы: договор с приложениями: перечень услуг с исключениями, смета с версиями, график платежей, условия переноса и отмены. Тайминг дня появляется как приложение после финальной встречи, за две недели до свадьбы, и подписывается обеими сторонами. Ответственность за срыв по нашей вине не ограничивается гонораром.

14. Что вы делаете после свадьбы?

Свадьба закончилась в полночь, а вопросы остаются: возврат залога за площадку, передача материалов от фотографа и видеографа, закрывающие документы, забытые вещи.

Насторожить должно: агентство исчезает после расчёта; сроки отдачи фото и видео нигде не записаны; залог за площадку вы выбиваете сами.

Как отвечаем мы: координатор закрывает площадку, принимает демонтаж, забирает ваши вещи и залог. Сроки передачи фото и видео прописаны в договорах с подрядчиками, мы контролируем их выполнение и передаём вам итог. Закрывающие документы по всем платежам собираем в одну папку.

15. Сколько мне это будет стоить в сумме?

Последний вопрос, но не по значению. Агентство, которое после часа разговора не может назвать порядок бюджета, либо не умеет считать, либо не хочет, чтобы вы считали.

Насторожить должно: «от ста тысяч» и прочие цифры, которые не бьются с реальностью; отказ дать прикидку до подписания договора.

Как отвечаем мы: называем минимум сразу. Свадьба с площадкой и декором стоит от 21 000 ₽ на гостя, комфортный уровень около 30 000 ₽. Пакеты под ключ: 490 000 ₽ до двадцати гостей в будни, 700 000 ₽ до тридцати в будни, 1 400 000 ₽ на сорок–пятьдесят. Выше пятидесяти гостей считаем как 350 000 ₽ плюс 21 000 ₽ за каждого гостя: сто гостей это 2 450 000 ₽. К этому прибавляется то, что не зависит от числа гостей: ведущий с диджеем 150 000 ₽, фото и видео 200 000 ₽ в паре. Точнее, под вашу дату и площадку, посчитает калькулятор, а пример разбора смотрите в статье про свадьбу на 50 гостей.

Шпаргалка: как отличить хороший ответ от плохого

Вопрос	Хороший ответ	Плохой ответ
Гонорар	Фиксированная сумма в договоре: 63 990 ₽ за организацию	Процент от бюджета с минимумом или «обсудим позже»
Откаты от подрядчиков	Не берём, проверьте прайс подрядчика напрямую	Обида на вопрос, прайс подрядчика недоступен
Координатор в день свадьбы	Конкретный человек, знакомство за месяц, на площадке с монтажа	«Кто-то из команды», приезжает к банкету
Подрядчик не приехал	Замена из базы, разницу покрывает штраф по договору	«У нас такого не бывает» или «вы сами с ним договаривались»
Смета	Версии, подписи, изменения только с вашего согласия	Файл в мессенджере, правки по факту
Свои подрядчики	Можно, без доплаты, на общих условиях	Нельзя или доплата за «координацию чужих»
Дождь	Запасной зал или шатёр в договоре, решение утром по часам	«Посмотрим по прогнозу»
Сезон	Коэффициент только к площадке и банкету, цифры названы	«Летом дороже», коэффициент ко всей смете

Совет напоследок: задавайте эти вопросы письменно и просите письменные ответы. Не потому что все врут, а потому что переписка потом становится частью договорённостей. Агентство, которому нечего скрывать, ответит без раздражения.

Вопросы

Обязательно ли подписывать договор, если мне нужна только координация дня?

Да. Координация дня за 22 990 ₽ оформляется таким же договором с приложениями: перечень задач, тайминг, контакты подрядчиков. Без договора координатор не имеет полномочий решать вопросы с площадкой от вашего имени.

Можно ли начать с частичной организации, а потом расширить?

Можно. Частичная организация стоит 43 990 ₽ и включает то, что вы выберете из полного списка. При переходе на полную организацию доплачивается разница до 63 990 ₽, уже сделанная работа не оплачивается второй раз.

Что если у меня уже забронирована площадка?

Ничего не меняется, кроме того, что мы проверяем условия вашего договора с площадкой: овертайм, пробковый сбор, запасной зал, время монтажа. Часто именно там находятся расходы, которые вы не планировали.

Сколько встреч потребуется до свадьбы?

Зависит от формата, но обычно это первая встреча по концепции и бюджету, встреча по площадке, встреча по подрядчикам, финальная встреча по таймингу и репетиция церемонии. Всё, что между ними, решается перепиской и звонками.

Чтобы прийти на первую встречу с цифрами, а не с ощущениями, посчитайте бюджет заранее: калькулятор свадьбы учитывает число гостей, сезон и уровень меню. Что входит в полную организацию и как устроен наш фиксированный гонорар, смотрите на странице свадьба под ключ.