Как распределить бюджет свадьбы по статьям

Бюджет свадьбы не складывается из «примерно столько на еду, примерно столько на всё остальное». Он складывается из двух разных типов расходов: тех, что растут с каждым приглашённым, и тех, что стоят одинаково хоть на двадцать гостей, хоть на двести. Пока пара не разделит статьи на эти две группы, любая попытка «ужаться» бьёт не туда. Ниже две таблицы из нашей ценовой модели: на 50 и на 100 гостей. По ним видно, где деньги на самом деле, а где только кажется.

Бюджет на 50 гостей: стандартный уровень, межсезонье

Берём самый частый у нас запрос: 50 гостей, стандартное меню, площадка вне летнего пика, чтобы коэффициент сезона равнялся единице. Декор стандартный, фото на 8 часов плюс видео-клип, ведущий с диджеем, координатор на день. Стиль пары, торт. Цифры из нашего прайса, без округлений.

Статья	Сумма, ₽	Доля
Кейтеринг, стандартное меню 16 000 × 50	800 000	51,0 %
Площадка на день	150 000	9,6 %
Декор, стандарт	200 000	12,7 %
Фото 8 часов + видео-клип	200 000	12,7 %
Ведущий с диджеем	150 000	9,6 %
Координация дня	22 990	1,5 %
Стиль: стилист невесты 15 000, жениха 8 000, букет 8 000	31 000	2,0 %
Торт	15 000	1,0 %
Итого	1 568 990	100 %

Доли округлены до десятых, поэтому их сумма может отличаться от ста на одну десятую процента. Это не ошибка расчёта, а округление.

Первое, что бросается в глаза: еда и напитки съедают половину бюджета. Не площадка, не декор, не фотограф, а именно тарелка и бокал каждого гостя. Второе: три статьи по 150 000–200 000 (площадка, декор, фото с видео) вместе весят почти столько же, сколько кейтеринг. Третье: координация дня стоит меньше двух процентов, а стиль пары и торт вместе не дотягивают до трёх. То есть половина статей в таблице вообще не влияет на итог, и торговаться по ним бессмысленно.

Подробный разбор именно этого формата, с вариантами площадок и меню, есть на странице свадьба на 50 гостей.

Бюджет на 100 гостей: как меняется структура

Теперь удваиваем список. Меню то же, стандартное. Площадка меняется: сто человек в лофт за 150 000 не посадить с танцполом и зоной церемонии, поэтому берём шатёр за 200 000 в день. Всё остальное оставляем как было: декор, фото с клипом, ведущий, координация, стиль, торт.

Статья	Сумма, ₽	Доля
Кейтеринг, стандартное меню 16 000 × 100	1 600 000	66,1 %
Шатёр на день	200 000	8,3 %
Декор, стандарт	200 000	8,3 %
Фото 8 часов + видео-клип	200 000	8,3 %
Ведущий с диджеем	150 000	6,2 %
Координация дня	22 990	1,0 %
Стиль пары и букет	31 000	1,3 %
Торт	15 000	0,6 %
Итого	2 422 990	100 %

Гостей стало вдвое больше, бюджет вырос не вдвое, а на 850 000. Потому что удвоился только кейтеринг. Всё остальное либо не изменилось, либо подросло на одну ступень, как площадка. Доля еды поднялась с половины до двух третей. Доля ведущего упала с 9,6 до 6,2 процента, хотя он стоит те же 150 000. Координация стала весить один процент.

Главный вывод: экономить надо в разных местах

Из двух таблиц следует правило, которое мы повторяем на каждой первой встрече. Чем больше гостей, тем сильнее бюджет зависит от меню и сезона и тем слабее от фиксированных статей. Чем меньше гостей, тем наоборот.

Если гостей 100 и больше

Здесь работают два рычага, и оба привязаны к количеству людей. Первый: уровень меню. Разница между стандартным и базовым меню на одного гостя 4 000 ₽, на сто гостей это 400 000. Ни одна другая статья в таблице не сдвинется на такую сумму. Второй: сезон. Летний коэффициент ×1,25 применяется к площадке и банкету, а это самые тяжёлые строки. Перенос той же свадьбы на 100 гостей с июля на ноябрь, когда коэффициент ×0,85, меняет итог сильнее, чем отказ от видеографа и половины декора вместе взятых.

Резать фиксированные статьи при ста гостях почти бессмысленно. Убрать видео-клип за 90 000 из бюджета в 2 422 990 значит сэкономить меньше четырёх процентов и остаться без фильма. Сменить ведущего на «того, что дешевле» ради экономии, которую съест один лишний столик, невыгодно.

Если гостей 30 и меньше

На камерной свадьбе ситуация зеркальная. Кейтеринг на 30 человек по стандартному меню стоит 480 000, а ведущий с диджеем, фото с клипом и декор стандарт вместе дают 550 000. Фиксированные статьи перевешивают еду. Поэтому здесь пара должна спросить себя: нужен ли на тридцать близких людей ведущий за 150 000 или хватит диджея и координатора, который проведёт тайминг? Нужны ли 12 часов съёмки за 170 000 или хватит 8 часов за 110 000? Нужен ли авторский декор за 400 000 в зале, который и так хорош?

Мы не говорим «уберите ведущего». Мы говорим, что на маленькой свадьбе именно эти строки решают бюджет, а не то, будет ли на столе лосось или курица.

Таблица против пакета под ключ: откуда разница

Пары часто сравнивают нашу таблицу с пакетами и не понимают, почему цифры не совпадают. Пакет на 40–50 гостей стоит 1 400 000 ₽. В таблице выше на 50 гостей вышло 1 568 990. Разница 168 990 в пользу пакета.

Объяснение простое. Пакет собран из наших базовых позиций: базовое меню, площадка из партнёрской базы по сниженной для нас цене, декор ближе к базовому с усилением ключевых зон, фото 8 часов, ведущий с диджеем, координация. И в него уже зашит наш гонорар за организацию. Таблица же собрана из стандартного меню и стандартного декора, взятых по прайсу, и гонорара организатора в ней нет вообще, там только координация дня.

То есть пакет дешевле не потому, что «где-то урезано втихую», а потому, что в нём другой уровень меню и декора и другие условия по площадке. Если поднять пакет до стандартного меню, разница сокращается почти до нуля. Мы всегда показываем эту разницу по строкам, чтобы пара выбирала осознанно, а не по итоговой цифре.

Для свадеб больше 50 гостей пакеты не фиксированные. Работает формула: 350 000 ₽ плюс 21 000 ₽ за каждого гостя. На 100 гостей это 2 450 000. В таблице выше на те же сто человек получилось 2 422 990. Здесь уже наоборот, таблица чуть дешевле, потому что в формулу заложен гонорар за организацию и запас на площадку, которых в таблице нет. Как выглядит свадьба на этот бюджет по статьям, разобрано на странице свадьба за 2 миллиона.

Число 21 000 на гостя стоит запомнить отдельно. Это минимум, в который укладываются банкет, площадка и декор на одного человека. Каждый вычеркнутый из списка гость снимает с бюджета эту сумму, каждый добавленный её прибавляет. Комфортный уровень с более сильным меню и декором выходит около 30 000 на человека.

Чего в таблицах нет

Обе таблицы намеренно собраны из основных статей, чтобы показать структуру. Реальная смета длиннее. Вот что добавляется по желанию пары и что мы всегда выносим отдельными строками, чтобы они не растворялись в «прочем».

• Автомобиль для пары на день: 15 000 ₽.
• Микроавтобус для гостей: 25 000 ₽. Почти обязателен, если площадка за городом и часть гостей без машин.
• Выездная регистрация: от 17 250 ₽. Арка, стулья, регистратор, звук для церемонии.
• Салют: от 35 000 ₽. Зависит от площадки: не все разрешают пиротехнику, у некоторых обязательна лицензированная компания.
• Живая музыка: от 200 000 ₽. Кавер-группа или инструментальный состав на вечер. По цене сопоставима с ведущим и диджеем вместе, поэтому решение принимают рано.
• Приглашения: от 300 ₽ за штуку. На 50 гостей это от 15 000, на 100 от 30 000.
• Рассадочные карточки: 150 ₽ за штуку.
• Детское меню: 6 000 ₽ на ребёнка вместо взрослой порции. Считается по списку детей, а не «на глаз».
• Премиум-бар: надбавка 6 000 ₽ на гостя к любому меню, если базовых напитков мало.
• Выезд подрядчиков за город: 15 000 ₽ в ближнее Подмосковье, 30 000 в дальнее.

И главное, чего нет в таблицах: летнего коэффициента. С июня по сентябрь площадка и банкет считаются с множителем ×1,25. На 50 гостей это плюс 200 000 к кейтерингу и плюс 37 500 к площадке. На 100 гостей плюс 400 000 к еде и 50 000 к шатру. Апрель, май и октябрь идут по единице, с ноября по март множитель ×0,85. Дата свадьбы влияет на бюджет сильнее, чем любой торг с подрядчиками.

Гонорар агентства: фикс, а не процент

Отдельная строка, о которой спрашивают на каждой встрече. Наш гонорар не зависит от бюджета свадьбы: организация 63 990 ₽, координация дня 22 990 ₽, частичная организация 43 990 ₽. Это всё. Мы не берём процент от сметы, и это принципиально.

На рынке распространена другая схема: агентство берёт 10 % от бюджета с минимумом 100–150 тысяч. На бумаге это звучит как «мы заинтересованы в вашей свадьбе». На практике это значит, что агентству выгодна каждая дополнительная позиция в смете: дороже площадка, дороже декор, ещё один фотограф. Каждые 100 000 сверху приносят агентству 10 000. У нас такой мотивации нет: сколько бы ни стоила свадьба, мы получим фикс. Поэтому нам одинаково выгодно посоветовать вам лофт за 50 000 и усадьбу за 135 000, если лофт лучше подходит под ваш формат.

Возьмём таблицу на 100 гостей. При 10 % агентство получило бы 241 899 ₽. У нас организация 63 990. Разница 177 909 остаётся у пары. При этом объём работы одинаковый. Почему мы считаем процентную схему вредной, разобрано на отдельной странице: почему мы не берём процент. Все наши цены собраны на странице прайс.

Как пользоваться этими таблицами

Порядок, который мы предлагаем парам на первой встрече. Сначала определите число гостей, хотя бы с точностью до десяти. От этого зависит, в какой из двух таблиц вы живёте и где ваш главный рычаг. Затем выберите месяц, потому что коэффициент сезона меняет две самые тяжёлые строки. Только после этого выбирайте уровень меню и декора. И в последнюю очередь смотрите на фиксированные статьи: фото, видео, ведущий. Их цена не изменится от числа гостей, значит, их можно решать спокойно, когда основа сметы уже ясна.

Обратный порядок, когда пара сначала выбирает фотографа мечты и площадку из ленты, а потом узнаёт, что на еду для восьмидесяти человек осталось меньше базового меню, встречается чаще, чем хотелось бы. Таблицы выше нужны, чтобы этого не случилось.

Вопросы

Почему в таблице на 50 гостей площадка стоит 150 000, если лофт есть от 50 000?

Потому что 150 000 ближе к тому, что реально выбирают на 50 гостей: усадьба за 135 000 или лофт выше базового. Лофт от 50 000 в день существует, и с ним итог на 50 гостей падает до 1 468 990. Мы взяли среднюю по нашей базе позицию, а не самую дешёвую, чтобы таблица не вводила в заблуждение.

Можно ли уложить 100 гостей в 2 000 000?

По формуле для свадеб больше 50 гостей минимум на 100 человек составляет 2 450 000. Уложиться в два миллиона на сто гостей значит уходить ниже базового меню или отказываться от площадки с нормальной вместимостью. Мы так не делаем. Честный ответ: либо меньше гостей, либо больше бюджет. На 78 гостей формула даёт 1 988 000, это верхняя граница для двух миллионов.

Как меняется бюджет, если добавить пять гостей?

Прибавляйте 21 000 ₽ на каждого, итого 105 000 по минимальному уровню. При стандартном меню без изменения площадки и декора это 16 000 × 5 = 80 000 только за еду. Фиксированные статьи не изменятся вообще.

Гонорар за организацию входит в итог таблицы?

Нет. В обеих таблицах стоит только координация дня за 22 990. Полная организация за 63 990 добавляется отдельной строкой, если пара заказывает подготовку, а не только сопровождение в день свадьбы.

Что считать первым: гостей или дату?

Гостей. Список гостей определяет половину или две трети бюджета через кейтеринг и вместимость площадки. Дата меняет коэффициент, но применяется уже к сумме, которую задал список.

Чтобы получить свою таблицу, а не нашу примерную, откройте калькулятор свадьбы: введите число гостей, месяц, уровень меню и декора, и он разложит бюджет по статьям с теми же ценами, что в этой статье. Расчёт занимает пару минут и ни к чему не обязывает.