Список гостей на свадьбу: как составить и кого не звать

Список гостей — первое число в смете, и оно тянет за собой все остальные. Площадка, банкет, декор столов, трансфер, печать приглашений — всё умножается на количество людей за столами. Поэтому мы в Alveo Wed начинаем разговор с парой не с «какой стиль хотите», а с «сколько человек». Ниже — как составить список так, чтобы он не разросся сам собой, и во сколько обходится каждая строчка в нём.

Сколько стоит один гость

В нашей ценовой модели один гость с площадкой и декором стоит минимум 21 000 ₽. Комфортный уровень, когда меню стандартное, а декор не базовый, — около 30 000 ₽ на человека. Это не «средняя температура по рынку», а наша собственная нижняя граница: ниже неё мы свадьбу не соберём без потери качества, и честно об этом говорим.

Внутри этих 21 000 ₽ — базовое меню с напитками базового уровня за 12 000 ₽ на персону, доля аренды площадки и доля декора. Всё, что не зависит от числа гостей (ведущий с диджеем, фотограф, стилист, торт), в эту сумму не входит и считается отдельно. Именно поэтому маленькая свадьба на двадцать человек не стоит в пять раз дешевле свадьбы на сто: фиксированная часть остаётся той же.

Практический вывод: когда вы спорите, звать ли троюродную сестру с мужем, вы спорите о 42 000 ₽. Когда решаете позвать «весь отдел», а не только тех, с кем ходите обедать, разница между шестью и пятнадцатью коллегами — 189 000 ₽. Считать так — не жадность, а способ увидеть, что вы покупаете за эти деньги.

Таблица: число гостей и минимальный бюджет

До 30 гостей у нас есть пакеты под ключ, и они рассчитаны на будние дни. На 40–50 гостей — пакет на 1 400 000 ₽. Выше 50 гостей работает формула: 350 000 ₽ фиксированной части плюс 21 000 ₽ за каждого гостя.

Гостей	Минимальный бюджет	Как считается
до 20	490 000 ₽	пакет под ключ, будний день
до 30	700 000 ₽	пакет под ключ, будний день
40–50	1 400 000 ₽	пакет под ключ
60	1 610 000 ₽	350 000 + 21 000 × 60
80	2 030 000 ₽	350 000 + 21 000 × 80
100	2 450 000 ₽	350 000 + 21 000 × 100
150	3 500 000 ₽	350 000 + 21 000 × 150
200	4 550 000 ₽	350 000 + 21 000 × 200

Обратите внимание на шаг между строками. От 50 к 60 гостям минимум вырастает на 210 000 ₽. Каждые «ещё десять человек, чтобы никого не обидеть» выше 50 гостей — это те же 210 000 ₽. Пакеты до 20 и до 30 гостей действуют в будни: если вы хотите субботу, смотрите на формулу или на страницу с ценами, где расписаны все составляющие.

Подробный разбор сметы на самый популярный формат — на странице свадьба на 50 гостей. Как эти же деньги делятся между кейтерингом, площадкой и подрядчиками — в статье о бюджете по статьям.

Метод трёх кругов

Самый рабочий способ составить список — не писать всех подряд в одну колонку, а сразу раскладывать людей по кругам. Круги идут от центра наружу, и резать список нужно снизу, с внешнего круга, а не выбрасывать из середины.

Первый круг: пара, родители, обязательные

Сюда попадают те, без кого свадьба для вас не свадьба: родители, братья и сёстры, бабушки и дедушки, свидетели, самые близкие друзья, которых вы знаете много лет. Этот круг не обсуждается и не сокращается. Обычно он получается небольшим, и именно на него хорошо «примерять» пакет до 20 гостей: камерная свадьба в будний день за 490 000 ₽ под ключ — это ровно первый круг с обеих сторон.

Второй круг: друзья и остальная семья

Друзья, с которыми общаетесь регулярно, двоюродные родственники, семьи родителей, крёстные. Здесь начинаются вопросы «а если позвать его, то надо и её». Правило второго круга простое: человек попадает в список, если вы видели его лично за последний год не по обязанности. Если не видели — он кандидат на третий круг.

Третий круг: коллеги и «надо позвать»

Коллеги, соседи, друзья родителей, дальние родственники, однокурсники, с которыми не общались годами. Этот круг составляется последним и первым идёт под нож. Сначала посчитайте первые два круга, умножьте на 21 000 ₽, посмотрите на таблицу выше и только потом решайте, сколько мест осталось для третьего круга. Не наоборот.

Полезное упражнение: напишите рядом с каждой фамилией из третьего круга, кто из пары его предложил и почему. Если причина звучит как «неудобно не позвать», это признак, что человек не нужен на вашей свадьбе, а нужен только в вашей совести.

Правило «плюс-один»

«Плюс-один» — это право гостя привести с собой спутника, которого вы не знаете или знаете плохо. Каждый такой спутник стоит те же 21 000 ₽ минимум, а на комфортном уровне — около 30 000 ₽. Если из сорока приглашённых десять придут с плюс-один, список вырос на 210 000 ₽, и вы даже не выбирали этих людей.

Кому мы советуем давать плюс-один без раздумий:

• женатым и замужним, а также парам, которые живут вместе, — приглашается пара целиком, это не «плюс-один», а два гостя первого или второго круга;
• тем, кто на свадьбе никого не будет знать, кроме вас, — одинокий гость в чужой компании весь вечер сидит в телефоне;
• свидетелям, если у них есть постоянный партнёр.

Кому плюс-один давать не нужно:

• гостям, которые приходят в составе компании — друзья, коллеги, однокурсники: им и так будет с кем разговаривать;
• тем, у кого отношения появились за месяц до свадьбы;
• всем, кого вы записали в третий круг: если человек сам под вопросом, его спутник — тем более.

Единого правила «всем плюс-один» или «никому» не существует, но должен быть один принцип, который вы сможете внятно объяснить обиженному. «Мы зовём пары, которые живут вместе, и одиноких гостей, которые никого здесь не знают» — понятная формулировка. «Тебе можно, а ему нет» — нет.

Дети на свадьбе

Дети — отдельная строка в смете и отдельное решение. Детское меню у нас стоит 6 000 ₽ на ребёнка против 12 000 ₽ за взрослое базовое. То есть ребёнок обходится вдвое дешевле взрослого по еде, но он всё равно занимает место за столом, ему нужна рассадочная карточка, стул, и он влияет на выбор площадки.

Три возможных формата:

• Свадьба без детей. Об этом сообщается в приглашении одной вежливой фразой, а не выясняется на входе. Гости с маленькими детьми либо найдут няню, либо откажутся — и это нормально.
• Дети только из первого круга. Племянники и дети ближайших друзей. Самый частый вариант: детей немного, они знакомы между собой.
• Все с детьми. Тогда нужна отдельная детская зона с аниматором и своим таймингом: дети едят раньше взрослых, засыпают раньше, и им нужно место, где можно шуметь, не перекрикивая ведущего. Стоимость зоны и аниматора считается под конкретную площадку и количество детей, в базовую модель она не входит.

Если вы выбираете третий формат, впишите детей в список сразу, с возрастом. Годовалый ребёнок на руках у мамы и восьмилетний, который будет бегать между столами, — это разные задачи для координатора и разные строки для кейтеринга.

Кого не звать

Список честный, потому что каждая позиция в нём — деньги, которые мы видели потраченными зря. Не имена, а типы приглашённых, которых зовут из чувства долга:

• Коллеги, с которыми вы не общаетесь вне работы. Отдел из пятнадцати человек — это 315 000 ₽ минимум. Позовите двоих-троих, с кем действительно дружите, а остальным принесите торт в офис.
• Друзья родителей, которых вы не знаете. Если родители хотят видеть свой круг — это разговор о том, кто и сколько добавляет в бюджет. Списки родителей должны идти в тот же третий круг, а не поверх него.
• Бывшие партнёры и их нынешние половины. Даже если «все давно в хороших отношениях».
• Люди, которые вас звали. Приглашение на чужую свадьбу не создаёт долга. Если вы не общались с тех пор, обязательства нет.
• Дальние родственники «для полноты». Двоюродная тётя, которую вы видели один раз в детстве, не станет ближе от того, что просидит вечер за десятым столом.
• Те, о ком вы думаете «а вдруг обидится». Обидится, скорее всего, нет. А если да — это стоило бы вам 21 000 ₽ за один вечер его хорошего настроения.

Отдельно про давление родителей. Часто именно они добавляют в список людей, которых пара не знает. Рабочий приём: показать им таблицу выше. «Ваши двенадцать гостей — это 252 000 ₽» звучит убедительнее, чем «мы не хотим». Если родители готовы оплатить эту часть — прекрасно, тогда их список идёт в смету отдельной строкой.

Как считать тех, кто откажется

Часть приглашённых не придёт: командировка, болезнь, чужая свадьба в тот же день. Процент отказов мы не называем, потому что он у каждой пары свой и зависит от того, где живут гости и в какой день свадьба. Вместо прогноза мы используем два списка.

Список А и список Б

Список А — те, кого вы зовёте в первую очередь. Его размер равен количеству мест, которое вы готовы оплатить. Список Б — люди из второго и третьего круга, которых вы позовёте, если из списка А кто-то откажется. Приглашения списку Б уходят второй волной, после того как получены ответы от первой. Так вы не переплачиваете за пустые места и не остаётесь с полупустым залом.

Важно, чтобы гость из списка Б не узнал, что он в списке Б. Для этого вторая волна уходит не за неделю до свадьбы, а с нормальным запасом, и приглашение выглядит так же, как первое.

Когда рассылать приглашения

Первая волна — как только забронированы площадка и дата, чтобы гости успели спланировать отпуск и дорогу. Вторая волна — после сбора ответов от первой. Окончательный список с рассадкой мы просим у пары до того, как кейтеринг закрывает меню и печатаются рассадочные карточки.

Печать в цифрах: приглашение от 300 ₽ за штуку, рассадочная карточка 150 ₽ за штуку. На 50 гостей это 15 000 ₽ на приглашения и 7 500 ₽ на карточки, всего 22 500 ₽. Сумма небольшая, но она тоже растёт вместе со списком, и перепечатывать карточки из-за трёх поздних замен — лишние деньги и лишние нервы за день до свадьбы.

Список гостей и площадка

Число гостей выбирают до площадки, а не наоборот. Иначе получается либо пятьдесят человек в лофте, где уютно тридцати, либо тридцать в усадьбе, где половина зала пустует, а аренда оплачена полностью.

• Лофт от 50 000 ₽ за день. Лучший вариант для камерной свадьбы и первого круга: небольшой зал, где всех видно и слышно.
• Усадьба 135 000 ₽ за день. Средний формат: несколько залов, парк для выездной регистрации, места хватает на компанию, где есть и семья, и друзья.
• Шатёр 200 000 ₽ за день. Большая свадьба на открытом пространстве, когда гостей много и они должны сидеть в одном пространстве, а не по разным залам.
• Открытая площадка 100 000 ₽ за день, ресторан — аренда внутри стоимости банкета.

Вместимость каждой конкретной площадки мы сверяем с итоговым списком, а не с первоначальной прикидкой. У нас 50 площадок в базе, и под каждое число гостей есть два-три подходящих варианта.

Если площадка за городом, добавляйте к смете выезд подрядчиков: ближнее Подмосковье +15 000 ₽, дальнее +30 000 ₽. И трансфер: микроавтобус для гостей стоит 25 000 ₽. Один микроавтобус закрывает потребности небольшой компании; для списка на сто человек их нужно несколько, и это тоже умножается на количество гостей. Заранее спросите у приглашённых, кто едет на своей машине, — это сократит число автобусов.

Сезон умножает список

Сезонный коэффициент у нас применяется к площадке и банкету: июнь–сентябрь ×1,25, апрель–май и октябрь ×1,0, ноябрь–март ×0,85. Банкет — это число гостей, умноженное на меню, поэтому летняя наценка растёт вместе со списком.

Пример на 50 гостей со стандартным меню по 16 000 ₽: банкет в межсезонье стоит 800 000 ₽. В июле та же еда для тех же людей — 1 000 000 ₽. Разница в 200 000 ₽ появляется только из-за даты. На 100 гостей она удваивается. Так что у пары есть два рычага, которые работают вместе: короче список и не летняя дата. Оба разобраны в статье как сэкономить на свадьбе без потери качества.

Порядок действий

• Каждый из пары пишет свой список по трём кругам, отдельно. Потом списки сводятся.
• Считаете первый и второй круг, умножаете на 21 000 ₽, сверяете с таблицей и с той суммой, которую готовы потратить.
• Определяете, сколько мест осталось на третий круг, и заполняете их — или не заполняете.
• Решаете политику плюс-один и детей одной фразой, которую сможете повторить любому гостю.
• Делите итог на список А и список Б.
• Только после этого выбираете площадку и дату, и смотрите, как сезон меняет сумму.

За 200+ свадеб с 2018 года мы видели, что список, составленный в таком порядке, почти не меняется после рассылки приглашений. Список, составленный «всех, кого вспомнили», меняется до самого дня свадьбы и каждый раз тянет за собой смету.

Вопросы

Сколько гостей — оптимально?

Столько, сколько попадает в первый и второй круг, и сколько вы готовы оплатить по 21 000 ₽ минимум за каждого. Для одних пар это двадцать человек и пакет за 490 000 ₽ в будний день, для других — сто человек и 2 450 000 ₽. Оптимума «для всех» нет, есть ваш список и ваша сумма.

Что делать, если родители настаивают на своих гостях?

Показать им стоимость: каждый их гость — 21 000 ₽ минимум. Если они готовы оплатить свою часть списка, добавляем её отдельной строкой в смету. Если нет — их гости конкурируют за места с вашим третьим кругом на общих основаниях.

Можно ли позвать коллег только на церемонию, без банкета?

Можно, если церемония выездная и проходит на той же площадке. Гости на церемонии без банкета не входят в число персон для кейтеринга, но их нужно учитывать при рассадке на регистрации и в тайминге. Обсуждайте такой формат с координатором заранее.

Когда список должен быть окончательным?

До того момента, когда кейтеринг закрывает количество персон, а типография печатает рассадочные карточки. Точную дату для вашей свадьбы называет координатор, она зависит от площадки и подрядчиков. После этой даты каждая замена — отдельная договорённость с кейтерингом.

Считать ли самих себя в число гостей?

Да. Пара ест, сидит за столом и попадает в расчёт кейтеринга. Фотограф, ведущий и координатор тоже едят, но это отдельная тема, о которой мы напоминаем при подписании сметы.

Составили список? Подставьте число гостей, дату и уровень меню в калькулятор свадьбы — он посчитает минимальную и комфортную сумму по нашей ценовой модели за минуту, без звонка менеджеру.