Чек-лист подготовки к свадьбе по месяцам: 12, 6, 3, 1 месяц и неделя

Свадьба готовится в обратном порядке: сначала фиксируем то, что нельзя перенести, потом всё остальное. Дата, площадка, ведущий, фотограф не двигаются. Букет, рассадка и торт двигаются легко. Если перепутать порядок, вы будете подгонять дату под свободный вечер у диджея, а не наоборот. Ниже план на год с привязкой к деньгам: кто первый занимает бюджет, что теряется при опоздании и на каком этапе подключаем координатора.

Мы в Alveo Wed работаем с 2018 года, за это время провели больше двухсот свадеб в Москве и Подмосковье. Чек-лист ниже собран из этой практики. Он рассчитан на двенадцать месяцев, но если у вас три, читайте с середины таблицы и ужимайте сроки, а не список.

Таблица: что делать и что бронировать первым

Срок до свадьбы	Что сделать	Что бронировать первым
12 месяцев	Согласовать бюджет и верхнюю границу числа гостей. Выбрать сезон и день недели. Составить черновой список гостей. Решить, будет ли выездная регистрация или роспись в ЗАГСе. Подать заявление в ЗАГС, если дата уже выбрана.	Площадка. Ведущий. Фотограф. Организатор, если берёте полную организацию.
9 месяцев	Утвердить концепцию и цветовую гамму. Выбрать уровень декора: базовый, стандарт или авторский. Определить уровень меню с кейтерингом. Заказать платье и костюм, у пошива долгие сроки.	Видеограф. Декоратор. Кейтеринг, если площадка без своей кухни.
6 месяцев	Разослать приглашения или сообщить дату гостям. Забронировать живую музыку и салют, если они в плане. Продумать транспорт для пары и для гостей, если площадка за городом. Определиться с регистратором для выездной церемонии.	Живая музыка. Салют. Ведущий выездной регистрации. Микроавтобус для гостей.
3 месяца	Собрать подтверждения от гостей. Заказать торт, обсудить дегустацию. Назначить стилистов для невесты и жениха, провести пробный образ. Утвердить смету со всеми подрядчиками, подписать оставшиеся договоры. Выбрать букет.	Стилист невесты и жениха. Кондитер. Флорист. Автомобиль для пары.
1 месяц	Утвердить окончательное число гостей и передать его кейтерингу. Составить рассадку. Заказать рассадочные карточки. Написать тайминг дня по минутам. Провести встречу с ведущим: имена, истории, запретные темы. Оплатить остатки по договорам.	Координатор дня, если организацию вели сами. Фотозона.
Неделя	Финальный тайминг всем подрядчикам одним письмом. Подтвердить количество порций и детских меню. Проверить прогноз погоды и план на дождь для open-air. Собрать пакет для невесты: обувь на смену, нитки, пластырь, зарядка. Сделать примерку всех образов.	Ничего нового. Только подтверждения.
День свадьбы	Отдать телефоны координатору. Не отвечать подрядчикам самим. Есть, пить воду, идти по таймингу.	Ничего. Всё забронировано раньше.

Почему площадка, ведущий и фотограф уходят первыми

Три статьи, за которые идёт настоящая конкуренция между парами: площадка, ведущий и фотограф. У всех троих один ресурс, дата. Кейтеринг может накормить две свадьбы в один день разными бригадами, декоратор соберёт две команды, а ведущий физически стоит на одной сцене. То же с фотографом: восемь часов съёмки у одного человека. Хорошие площадки в сезон закрывают субботы за год вперёд.

Важен и порядок внутри этой тройки. Сначала площадка: она задаёт число гостей, формат и сумму. В нашей базе пятьдесят площадок, и они по-разному считают. Лофт за день от 50 000 ₽, усадьба 135 000 ₽, шатёр 200 000 ₽, открытая площадка 100 000 ₽. Ресторан аренду отдельно не берёт, она внутри банкета. Выезд в ближнее Подмосковье прибавляет 15 000 ₽ к логистике, в дальнее 30 000 ₽. Пока площадка не выбрана, декоратор не может дать точную смету, а кейтеринг не знает, есть ли кухня.

Ведущий с диджеем идёт вторым. У нас эта связка стоит 150 000 ₽ и не зависит от числа гостей. Ведущий делает вечер, и заменить его за месяц до свадьбы на равноценного почти невозможно: свободные в сезон остались свободными не просто так. Фотограф третий, и здесь лучше сразу определить объём. Фото 4 часа стоит 70 000 ₽, 8 часов 110 000 ₽, 12 часов 170 000 ₽. Видео-клип 90 000 ₽, видео полного дня 140 000 ₽. Связка фото 8 часов и клип обходится в 200 000 ₽. Разница между четырьмя и двенадцатью часами в 100 000 ₽, поэтому решать нужно на этапе бюджета, а не за неделю.

• Площадка: бронировать за 10–12 месяцев для летней субботы, за 4–6 месяцев для будней и межсезонья.
• Ведущий: сразу после площадки, пока дата свежая.
• Фотограф: в тот же месяц. Договор с указанием часов и сроков отдачи материала.
• Всё остальное: по таблице выше, без спешки.

Если хочется понять, во что выливается такой набор на вашем числе гостей, посмотрите разбор на странице свадьба на 50 гостей: там разложены все статьи по порядку.

ЗАГС: сроки, пошлина, выездная регистрация

Заявление в ЗАГС подаётся за 1–12 месяцев до даты. Раньше года не примут, позже месяца свободных слотов на популярные дни уже нет. Госпошлина 350 ₽. Подача через портал госуслуг, выбираете отдел и время. На красивые даты слоты разбирают в первый же день открытия записи, поэтому если хотите конкретное число, ставьте напоминание ровно за год. Какие даты 2027 года считаются красивыми и почему часть из них выпадает на будни, мы разобрали в статье красивые даты для свадьбы 2027.

Второй сценарий: расписаться в ЗАГСе в будний день без гостей, а на площадке провести выездную регистрацию. Юридическую силу имеет только ЗАГС, выездная церемония это постановка с ведущим регистрации, аркой и кольцами. У нас выездная регистрация стоит от 17 250 ₽. Плюс этого варианта: не нужно возить гостей между двумя адресами, экономите на транспорте и не теряете час дня на дорогу. Минус: кто-то из старших родственников считает, что «настоящая» роспись должна быть в зале ЗАГСа. Обсудите это на старте, а не за неделю.

Что нужно для подачи заявления

• Паспорта обоих.
• Свидетельство о расторжении предыдущего брака, если был.
• Оплаченная пошлина 350 ₽, квитанция подтягивается автоматически при подаче через госуслуги.
• Выбранная дата и время. Торжественная регистрация занимает больше времени, чем неторжественная, учитывайте это в тайминге дня.

Привязка к сезону: как коэффициент меняет сроки бронирования

Площадки и банкет в Москве стоят по-разному в зависимости от месяца. Мы считаем это через сезонный коэффициент к площадке и банкету: июнь–сентябрь ×1,25, апрель–май и октябрь ×1,0, ноябрь–март ×0,85. Ведущий, фотограф, декор и наш гонорар от сезона не зависят.

Месяцы	Коэффициент	Когда бронировать площадку	Что это значит для бюджета
Июнь–сентябрь	×1,25	За 10–12 месяцев	Усадьба 135 000 ₽ превращается в 168 750 ₽. Стандартное меню 16 000 ₽ на гостя становится 20 000 ₽.
Апрель–май, октябрь	×1,0	За 6–9 месяцев	Цены базовые, конкуренция за субботы средняя.
Ноябрь–март	×0,85	За 3–6 месяцев	Усадьба 135 000 ₽ обходится в 114 750 ₽. Стандартное меню 16 000 ₽ на гостя становится 13 600 ₽.

Практический вывод: если свадьба летняя, весь первый столбец чек-листа нужно закрыть до конца предыдущего лета. Если зимняя, у вас больше воздуха и по срокам, и по деньгам, а вот с погодой и светом для фото нужно работать отдельно: съёмку на улице планируйте на светлые часы, а вечернюю часть в зал. Подробный расчёт экономии на сезоне и будних днях есть в разделе цены.

Ещё одна деталь сезона: летом популярные субботы забирают сразу несколько пар, и площадка может поставить условие «бронь до такого-то числа, иначе отдаём следующим». Не тяните с предоплатой, если площадка вам нужна.

На каком этапе включается координация дня

У нас три формата участия, и все три стоят фиксированную сумму. Процент от бюджета мы не берём, об этом отдельная страница почему мы не берём процент.

• Организация под ключ, 63 990 ₽. Подключаемся на отметке 12 месяцев или в тот момент, когда вы решили делать свадьбу. Ведём весь чек-лист сами: подбор площадки из базы в пятьдесят объектов, подрядчики из более чем ста проверенных, смета, договоры, тайминг, день свадьбы.
• Частичная организация, 43 990 ₽. Подходит, если площадка и часть подрядчиков уже есть, а остальное нужно собрать. Обычно это отметка 6–9 месяцев. Закрываем дыры в чек-листе, сводим смету и ведём день.
• Координация дня, 22 990 ₽. Вы всё сделали сами, а нам передаёте последний месяц и сам день. Заходим на отметке 1 месяц: проверяем договоры и тайминг, собираем контакты подрядчиков, в день свадьбы стоим на площадке с шести утра до последнего гостя.

Главное правило: координатор должен зайти до финального тайминга, а не после. Если отдать ему готовый план, где кейтеринг привозит горячее в тот момент, когда ведущий запускает первый танец, он потратит день на переделку вместо проверки. Месяц до свадьбы это минимум, при котором координация имеет смысл.

Отдельно про день свадьбы. Пара не должна держать телефон. Все звонки идут координатору: опоздавший флорист, торт, который перепутали адресом, гость с аллергией. Это и есть то, за что платят 22 990 ₽: вы не решаете проблемы, вы о них не знаете.

Чек-лист последней недели

Последняя неделя не про новые решения, а про подтверждения. Что мы делаем сами, когда ведём свадьбу, и что советуем делать вам:

• Одно письмо всем подрядчикам с таймингом, адресом, контактом координатора и временем заезда. Отдельный чат с ними, чтобы никто не дёргал пару.
• Финальное число гостей кейтерингу с разбивкой: взрослые, дети, вегетарианцы, аллергии. Детское меню у нас 6 000 ₽ на ребёнка, и его нужно заказать отдельно, иначе детям поставят взрослые порции по взрослой цене.
• Проверка прогноза и плана Б для улицы. Если у вас open-air без крыши, к этой неделе должен быть либо шатёр, либо зал в резерве.
• Оплата всех остатков. Наличные для чаевых и мелких расходов в отдельном конверте у координатора.
• Примерка образов в полном сборе: платье, обувь, украшения, костюм. Заранее разношенная обувь.
• Репетиция выездной церемонии, если она есть: кто откуда выходит, где стоят родители, кто несёт кольца.

Типичные ошибки в порядке действий

Первая: сначала платье, потом площадка. Платье ждёт год, площадка нет. Вторая: рассылать приглашения до того, как площадка подтвердила дату письменно. Третья: заказывать декор до утверждения числа гостей, потому что количество столов меняет и композиции, и стоимость. Четвёртая: приглашать ведущего «по рекомендации» без встречи. Полтора часа личного разговора до договора экономят весь вечер. Пятая: считать бюджет только по банкету, забывая про транспорт, стилистов, торт и печать. Приглашения от 300 ₽ за штуку, рассадочные карточки 150 ₽, торт 15 000 ₽, автомобиль для пары 15 000 ₽, микроавтобус для гостей 25 000 ₽. По отдельности мелочи, вместе заметная строка.

Вопросы

Можно ли уложиться за три месяца?

Можно, если готовы брать площадку из тех, что свободны, а не из тех, что нравятся, и если дата в будни или в межсезонье. Порядок тот же: площадка, ведущий, фотограф в первую неделю, кейтеринг и декор во вторую, всё остальное потом. Полная организация за 63 990 ₽ в этом сценарии окупает себя быстрее всего, потому что мы уже знаем, кто из подрядчиков свободен.

Когда подавать заявление в ЗАГС, если дата ещё не выбрана?

Сначала площадка, потом ЗАГС. Заявление принимают за 1–12 месяцев, и нет смысла занимать слот, пока не подтверждена площадка. Исключение: красивая дата, на которую вы точно хотите, тогда подавайте ровно за год, а площадку подбирайте под неё.

Что забронировать первым, если бюджет ограничен?

Площадку в межсезонье с коэффициентом ×0,85 и в будний день. Это единственный рычаг, который снижает сразу две самые крупные статьи, площадку и банкет. Потом ведущий и фотограф на нужное число часов. Декор и всё остальное подстраивается под остаток.

Нужен ли координатор, если свадьба маленькая?

Если гостей до двадцати и площадка одна, можно обойтись ответственным другом. Но у друга в этот день свои задачи: он гость. При выездной регистрации, отдельном банкете и трёх и более подрядчиках с разным временем заезда координатор за 22 990 ₽ снимает с пары весь день.

Что делать, если площадка отменила бронь?

Проверить договор: там должен быть пункт о неустойке и сроке уведомления. Дальше искать замену по тому же формату и числу гостей. Именно ради этого мы держим базу из пятидесяти площадок: замена в один день реальна, если знать, кто свободен.

Чтобы увидеть, сколько стоит ваша свадьба на конкретное число гостей, в конкретный месяц и с нужным набором подрядчиков, откройте калькулятор свадьбы. Он считает по тем же ставкам, что в этой статье: сезон, площадка, меню, фото и видео, декор и наш фиксированный гонорар. Результат можно сохранить и прийти с ним на встречу.