Когда Рита и Артём пришли к нам, они сразу сказали: «У нас большая семья. Очень большая.» 180 гостей. Шатёр. Загородная площадка. Кейтеринг. Живая музыка. Фейерверк. И абсолютное требование — чтобы каждый гость чувствовал себя как VIP.
Главный вызов этого проекта — логистика. 180 человек нужно привезти на загородную площадку, разместить, накормить горячим ужином из четырёх курсов, развлечь и в конце вечера — увезти обратно. При этом тайминг не должен сбиться ни на минуту, потому что кейтеринг работает по жёсткому графику.
Что мы сделали?
Разделили проект на четыре зоны ответственности:
Зона 1 — транспорт. Три автобуса из Москвы, маршруты рассчитаны с запасом на пробки. Отдельный минивэн для пары. Отдельная машина для родителей.
Зона 2 — церемония. Выездная регистрация на поляне перед шатром. Стулья для 180 человек, звук, арка, навигация.
Зона 3 — банкет. Кейтеринг на 200 порций (с запасом). Четыре курса, десертный стол, бар. 15 официантов. Подача по минутам.
Зона 4 — программа. Ведущий, кавер-группа, DJ, фейерверк. Всё синхронизировано с кухней.
В день свадьбы работали четыре координатора. Каждый отвечал за свою зону. Связь — по рациям. Центр управления — кухня шатра.
Сложность дня: один автобус застрял в пробке на 25 минут. Координатор транспортной зоны моментально связался с координатором церемонии. Решение: welcome-зону продлили на 20 минут, добавили ещё один раунд напитков. Гости, которые уже приехали, ничего не заметили. Те, кто опоздал — тоже. Церемония началась когда все были на месте.
Результат: 180 гостей, шатёр, кейтеринг, кавер-группа, фейерверк в финале. Ноль жалоб. Ноль задержек (с точки зрения гостей). Бюджет соблюдён.
